Funciona perfectamente en cualquier versión de Windows, bajo múltiples plataformas de redes LAN (local area network). Es un sistema multiusuario, multiempresa y multi-punto-de-venta. Por tratarse de un sistema pensado y diseñado para Pymes, se ajusta a la infraestructura comunmente usada en las mismas: el equipo mínimo requerido responde a un procesador de al menos 500 Mhz de velocidad con 256 MB de memoria RAM. De todas formas, se recomienda el uso de una PC de 1,5 Ghz de velocidad y 1 GB de memoria RAM. Trabaja contra una base de datos VFP, la cual soporta integridad referencial, triggers y procedimientos almacenados.

Algunas de las características destacadas del software son:

  • Posee una interfase estándar Windows con un diseño simple y totalmente amigable, con lo cual logrará suavisar la curva de aprendizaje.
  • Está equipado con una completa documentación de ayuda en línea, un tutorial que lo asiste para recorrer todo el sistema, un sitio web diseñado para brindar soporte a través de una sección de preguntas frecuentes (FAQ) y un sistema de seguimiento de incidentes (bug tracking system) al cual se puede acceder a través de http://www.efiaplic.com.ar/BTS.
  • Manejo de actualizaciones por corrección de errores o funcionalidad adicional por medio de Service Packs que pueden descargarse desde http://www.efistart.com.ar, con lo cual se asegura la constante actualización de su versión del sistema.
  • Funcionamiento garantizado y totalmente estabilizado gracias a sus ya múltiples instalaciones en empresas de diferentes rubros (fabricantes o revendedores, venta de bienes o servicios).
  • Configuración por parte del usuario del formato de impresión de los formularios e informes, con lo cual logrará independencia de los programadores (propios o externos). Además, los más de 150 informes que posee pueden exportarse a Excel.
  • Manejo de seguridad interna con control de acceso a nivel del tipo de operación de cada funcionalidad del sistema.
  • Cuenta con un proceso que permite importar información (artículos, stock, clientes, proveedores, etc.) sin la necesidad de programar ninguna interfaz a medida.
  • Pueden administrarse varias sucursales y una casa matriz, permitiendo sincronizar la información entre todas ellas.
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  1. Ventas
  2. Cobranzas
  3. Compras
  4. Pagos
  5. Stock
  6. Tesorería

Mediante este subsistema se accede a la emisión de los comprobantes, tablas, consultas e informes relacionados con la gestión de ventas de la empresa. Ud. podrá:

  • Configurar el funcionamiento de cada punto de venta de la empresa en forma independiente.
  • Emitir facturas de cualquier tipo para el mercado local o bien de exportación, ya sea que sea autoimpresor o no, utilice un controlador fiscal o el sistema de factura electrónica   vía  manual o por Web Service.
  • Clasificar a los clientes en categorías, pudiendo asociar a c/u de ellas una lista de precios, un porcentaje de descuento, un límite de crédito, etc. Otorgar a cada cliente una condición de venta, controlar su límite de crédito, fijar un plazo de vencimiento de facturas y otros datos por defecto.
  • Manejar las sucursales de cada cliente, pudiendo asignarle un vendedor, un transportista y modificar los datos particulares de las condiciones de venta.

El circuito comercial puede contemplar el registro (siempre con carácter opcional) de : Presupuesto - Pedido - Remito - Factura, sin necesidad de cargar los ítems en cada documento, ya que el sistema permite vincular los comprobantes en forma parcial a nivel de ítems.

  • Ingreso de artículos en forma manual o con código de barras.
  • Descuentos planificables por cliente, sucursal y familia de artículos vendidos, globales o a nivel de ítem de factura.
  • Administrar los despachos de mercadería con antelación a su emisión, agrupando las notas de pedido en hojas de ruta con remitos asociados.
  • Parametrización total referente a alícuotas, impuestos varios, percepciones en vigencia, numeración de comprobantes, formatos de impresión, cálculo de II.BB en convenio.
  • Manejar el cobro de facturas en efectivo, cheques, documentos, ínter depósitos, tarjetas de crédito o en cuenta corriente, pudiendo combinar todas las posibles opciones.
  • Administrar a los vendedores, los cuales perciben comisiones por ventas a nivel de rubros de artículos y categoría de cliente.
  • Clasificar las facturas en diferentes códigos de imputación, con lo cual se pueden obtener interesantes datos estadísticos y contables.

Ver rápidamente por pantalla los datos de la cuenta de un cliente, el estado de una factura o un pedido.

Emitir listados de facturación por fecha, vencimiento, provincia o modalidad de facturación, libro I.V.A. ventas, pedidos pendientes de facturación, facturas pendientes de  cobro, comisiones de vendedores, ranking de clientes, emisión de etiquetas para mailing, estadísticas de ventas de diferentes tipos.

Este subsistema es complementario con el de Ventas. Tiene como función el registro y control de las cobranzas de las facturas emitidas mediante este último módulo.

Los recibos generados pueden ser a cuenta o bien pueden cancelar facturas, notas de débito o crédito, en forma total o parcial. Cada recibo puede cancelar una ilimitada cantidad de comprobantes, y soportan el registro de cualquier tipo de retención en vigencia, como así también la posibilidad de registrar descuentos otorgados por pronto pago. La forma de cobro del recibo soporta cualquier combinación entre efectivo, cheque, documento, ínter depósito, tarjeta de crédito o anticipos previamente emitidos.

Pueden manejarse cobradores, que tendrán su comisión por la cobranza, pero en base a la facturación relacionada.

Existen consultas y listados que permiten realizar un exhaustivo control de la cuenta de cada cliente, permitiendo, en caso de ser necesario, realizar un seguimiento de la evolución en el cobro de una determinada factura (con qué recibos se cobró, qué cheques se recibieron, el estado de c/u de ellos, etc.). Se puede obtener, entre otros, una serie de informes que permitirán consultar la cobranza por cobrador, zona o fecha, el estado de cuenta de un cliente a una determinada fecha, los saldos históricos por cliente, etc.

Mediante este subsistema se registra toda la gestión comercial con los proveedores, salvo lo relacionado al pago. En líneas generales, se podrá:

  • Manejar las compras y los gastos por período y centro de costo.
  • Registrar los datos de los proveedores, asociándole a los mismos una categoría y una clasificación contable (imputación).
  • Ingresar facturas, notas de débito o crédito, descriptivas (por compra de servicios) o por artículos, en moneda local o extranjera.
  • Clasificar los comprobantes (remitos, facturas, notas de débito y crédito) según una serie de  códigos de imputación, con fines estadísticos y/o contables.
  • Al ingresar los ítems de las facturas o remitos, pueden darse de alta artículos, como así también modificar sus costos.
  • Llevar un circuito de compras encadenado a nivel de ítem en forma parcial o total, compuesto por Orden de Compra - Remito - Factura.
  • Registrar los ítems de las facturas mediante el ingreso manual de su código o bien por medio de un lector de código de barras.
  • Manejar el pago de las factura en efectivo, con cheque o documento (propio o de terceros), con pago ínter bancario, con un anticipo previamente emitido, o bien en cuenta corriente, pudiendo combinar todas las mencionadas opciones.
  • Consultar por pantalla la cuenta de un proveedor, el estado de una factura u orden de compra, pudiendo ver los ítems pendientes de entrega.
  • Emitir listados de proveedores, Libro de I.V.A. Compras, órdenes de compra por proveedor o fecha (pendientes o canceladas),  compras o gastos por fecha, proveedor o imputación,  facturas pendientes de pago, seguimiento de pago de facturas, etiquetas para mailing, estadísticas.

Este módulo es el complemento del de Compras. Por medio del mismo se registran y controlan los pagos de las facturas emitidas en el primer módulo.

Las órdenes de pago pueden ser a cuenta o por cancelación de “n” cantidad de facturas, notas de débito o crédito, las cuales pueden ser saldadas total o parcialmente. El pago de las mismas puede ser por medio de efectivo, cheques o documentos (propios o de terceros), ínter depósitos,  o anticipos previamente registrados. Cada orden soporta el ingreso de descuentos y el cálculo automático de cualquier tipo de retención en vigencia (parametrizable por el usuario).

Cuenta con un mecanismo de preselección de los comprobantes a cancelar, mediante un sistema parametrizable de priorización de pagos. Además, puede distribuirse el saldo de un proveedor en múltiples cuentas de proveedores, sin perder el control de la cuenta de los mismos.

Puede consultarse por pantalla el estado de la cuenta de un proveedor, una factura o una orden de pago, pudiendo determinar el medio con el cual fue cancelada la misma (con qué cheque se pagó, qué facturas canceló, quién autorizó el pago, etc.).

Existe una abundante cantidad de listados que permiten controlar la cuenta de los proveedores, el seguimiento en el pago de las facturas, el saldo histórico de un proveedor, los pagos por fecha o por proveedor, las retenciones generadas,  etc.

 

El subsistema o módulo de Stock tiene como función controlar el Stock de la mercadería destinada a la venta. También permite manejar los costos de los proveedores, las listas de precios, el inventario y el traslado de mercadería entre depósitos.

Los artículos se clasifican en rubros o familias, que permiten que los mismos sean agrupados según su afinidad. En cuanto al almacenaje, se permite manejar hasta 100 depósitos diferentes. Existen 4 listas de precios por cada artículo, las cuales pueden asociarse a diferentes categorías de clientes. Se pueden controlar los costos ofrecidos por los distintos proveedores para cada artículo.

 

Este subsistema viene a cumplir la función del sector de Tesorería de una empresa. Todos los movimientos registrados en los módulos de cobranzas y pagos, vienen a formar parte de este módulo, el cual permite ejercer un control absoluto de:

  • Efectivo
  • Cuentas bancarias
  • Cheques propios
  • Cheques de terceros
  • Documentos propios
  • Documentos de terceros
  • Cupones de tarjetas de crédito

Permite el manejo de múltiples cajas, pudiendo diferenciar entre el tipo de moneda y el tipo de caja (caja chica, caja negocio, caja general, etc.). Soporta además “n” cantidad de cierres diarios de caja y diferentes cajeros.

Los movimientos bancarios permiten registrar depósitos, extracciones, emisión de cheques, pagos con débito en cuenta o transferencias, sin embargo la mayoría de estos movimientos son registrados mediante recibos u ordenes de pago.

En cuanto al manejo de cheques y documentos, permite registrar el cobro, canje, venta, depósito (común o en caución), descuento, rechazo, modificación de datos, aplazamiento del vencimiento. Permite también el registro del cobro de los cupones de tarjetas de crédito, con los correspondientes descuentos, comisiones, intereses, retenciones, crédito fiscal, etc.

Puede consultarse por pantalla cualquier tipo de información referente a los saldos bancarios, de caja, estado de los cheques y/o documentos, propios o de terceros.

Ofrece un tablero de control parametrizable que permite apreciar indicadores mensuales y anuales de la evolución del negocio.

Entre los informes que brinda este módulo, se pueden nombrar la conciliación bancaria, el Libro Bancos, el Libro Caja, control de cierres de caja, cheques de terceros (por fecha, cliente, banco, estado del cheque), seguimiento de movimientos con cheques y documentos, cupones de tarjetas de crédito a cobrar, informes estadísticos de ventas, utilidades, presupuestos financieros diarios y anuales.